Запрос документов — момент, когда исход дела ещё зависит от вас целиком. Полный и понятный ответ закрывает вопрос без всяких инстанций; формальный запускает второй круг, а иногда и решение об отказе. Разберём, как собрать ответ так, чтобы его приняли с первого раза.
Сначала прочитайте запрос как список задач
В запросе всегда есть три вещи, и каждую нужно закрыть отдельно:
- перечень операций, по которым нужны объяснения — отвечать надо по каждой, даже если они однотипные;
- перечень документов, которые банк хочет видеть;
- срок представления — он указан в самом запросе и обычно короткий.
Если срок нереален, не молчите: направьте письмо с просьбой о продлении, укажите причину и назовите дату, к которой соберёте документы. Письмо фиксируется в переписке и работает лучше, чем опоздание без объяснений.
Сопроводительное письмо: структура
В наименование банка
от ФИО / наименование, ИНН, счёт № номер
В ответ на запрос от дата (обращение № номер) представляю пояснения и документы.
1. По операции от дата на сумму сумма (получатель или отправитель — кто, назначение — назначение). Существо операции: 2–3 предложения. Подтверждается приложениями № 1–3.
2. По операции от дата на сумму сумма: то же по структуре. Подтверждается приложениями № 4–5.
Приложения: 1) договор от дата — подтверждает основание платежа, на N л.; 2) акт от дата — подтверждает исполнение, на N л.; 3) выписка — подтверждает источник средств, на N л.
Прошу рассмотреть представленные документы и сообщить о результате в срок, установленный п. 13.4 ст. 7 Федерального закона № 115-ФЗ.
Дата, подпись
Как оформлять приложения
| Правило | Почему это важно |
|---|---|
| Нумеруйте документы и ссылайтесь на номера в тексте | Проверяющий не должен угадывать, что к чему относится |
| Один файл — один документ, с понятным именем | Комплект из тридцати безымянных сканов рассматривают дольше |
| Страница целиком в кадре, без бликов и обрезанных краёв | Нечитаемый документ считается непредставленным |
| Многостраничные документы — одним файлом | Разрозненные страницы теряются |
| Не присылайте лишнего | Документы не по теме удлиняют проверку и порождают новые вопросы |
Что добавить бизнесу
По расчётному счёту банк проверяет не отдельный платёж, а реальность деятельности, поэтому к пояснениям по операциям добавляются:
- налоговая отчётность за период и платёжные поручения об уплате налогов и взносов;
- договор аренды помещения или склада, документы на оборудование;
- штатное расписание или сведения о численности, подтверждение зарплатных выплат;
- пояснение о выборе контрагентов и подтверждение их проверки;
- сведения о бенефициарных владельцах, если запрошены.
Как передать и что сохранить
Каналом, который указал банк
Кабинет, чат приложения или адрес из запроса. Если канал недоступен из-за ограничения — письмом с описью вложения.
С фиксацией даты
Отметка о приёме на вашем экземпляре, скриншот отправки или почтовая квитанция. Со дня представления идёт срок ответа банка.
С сохранением комплекта
Ровно то, что вы отправили, понадобится позже: комиссия при Банке России и суд оценивают решение по этим же материалам.
Частые вопросы
Что делать, если банк запросил документы за большой период?
Отвечайте по существу на крупнейшие и наиболее нетипичные операции, а по остальным укажите, что готовы представить сведения дополнительно. Полное молчание хуже частичного ответа.
Обязан ли я предоставлять документы?
Да, предоставление документов по запросу — обязанность клиента по п. 14 ст. 7 закона 115-ФЗ. Отказ обычно приводит к решению об отказе в операции, а накопление таких решений — к расторжению договора.
Банк запросил документы, которых у меня нет. Что писать?
Прямо указать, что документ не оформлялся, объяснить почему и приложить косвенные подтверждения — переписку, объявление, выписки. Подробнее — на странице пояснение банку.
Сколько ждать ответа после отправки?
Не позднее семи рабочих дней со дня представления документов банк обязан сообщить, устранены основания или нет.